Zgłoszenia: Kontakt | Twoja historia | Wolontariusze Pamięci 

Przy projekcie Ostoja Pamięci od lat gromadzę dane, dokumenty, zdjęcia, odpowiedzi z urzędów, skany archiwalne, publikacje i notatki dotyczące polskich grobów wojennych oraz miejsc pochówku w Niemczech. Z czasem skala tej pracy stała się tak duża, że zwykłe foldery na dysku przestały wystarczać.

W bazie znajduje się już ponad 7350 rekordów. Do tego dochodzą dokumenty z archiwów, korespondencja z miastami i gminami, zdjęcia cmentarzy, materiały źródłowe, artykuły, publikacje oraz pliki techniczne związane z rozwojem samego projektu. Przy takiej liczbie danych najważniejsze staje się nie tylko ich zebranie, ale także możliwość szybkiego odnalezienia, opisania i bezpiecznego uporządkowania.

Dlatego powstała lokalna aplikacja robocza: Archiwum Ostoja Pamięci 1.0.

Nie jest to publiczna aplikacja internetowa. To narzędzie stworzone do mojej codziennej pracy badawczej i dokumentacyjnej. Działa lokalnie, na moim komputerze i dysku archiwalnym. Jej zadaniem jest pomóc w porządkowaniu dokumentów, wyszukiwaniu informacji, katalogowaniu materiałów i kontrolowaniu stanu archiwum.

Dlaczego potrzebowałem takiego narzędzia

Przez długi czas wiele rzeczy można było robić ręcznie: zapisać plik do folderu, dopisać nazwisko w arkuszu, otworzyć dokument i później spróbować go odnaleźć. Przy kilkuset rekordach jest to jeszcze możliwe. Przy kilku tysiącach zaczyna się problem.

Jeden dokument może dotyczyć jednej osoby, całego cmentarza, odpowiedzi z urzędu, publikacji naukowej albo ogólnego tematu, jak praca przymusowa, obozy, przepisy dotyczące grobów wojennych czy polityka pamięci. Jeżeli taki plik nie zostanie dobrze opisany, po czasie staje się praktycznie niewidoczny.

Aplikacja powstała właśnie po to, żeby tego uniknąć. Nie zastępuje mojej decyzji, nie prowadzi badań za mnie i nie poprawia automatycznie danych. Pomaga mi natomiast utrzymać porządek w archiwum i szybciej wracać do informacji, które już zostały odnalezione.

Co potrafi Archiwum Ostoja Pamięci

Po uruchomieniu aplikacji widzę panel startowy. Pokazuje on podstawowy stan archiwum: liczbę rekordów w bazie roboczej, aktualność pliku TSV, ostatni import danych, kopie bezpieczeństwa pliku bazy, liczbę indeksów dokumentów oraz informacje wymagające sprawdzenia.

Najważniejsza jest globalna wyszukiwarka. Mogę wpisać nazwisko, miejscowość, cmentarz, nazwę dokumentu, słowo kluczowe albo temat. Aplikacja przeszukuje osoby, miejsca pochówku, dokumenty, kategorie tematyczne oraz materiały techniczne. Dzięki temu nie muszę pamiętać, w którym folderze leży konkretny plik. Wystarczy, że pamiętam fragment nazwiska, miejscowość albo temat.

Osobna część aplikacji służy do katalogowania dokumentów. Wybieram plik, przygotowuję zapytanie do projektu ChatGPT, ręcznie załączam dokument, a następnie wklejam odpowiedź do aplikacji. Program analizuje tę odpowiedź i proponuje, gdzie dokument powinien trafić: do osoby, cmentarza, miejsca pamięci albo kategorii tematycznej.

Po zatwierdzeniu dokument jest kopiowany albo bezpiecznie przenoszony do archiwum. Aplikacja dopisuje też opis do lokalnego pliku indeksu. Dzięki temu dokument nie jest tylko plikiem PDF albo zdjęciem w folderze. Ma opis, słowa kluczowe, powiązania, daty, nazwiska, miejscowości i ścieżkę, pod którą można go później odnaleźć.

Indeksy zamiast chaosu

Jednym z najważniejszych elementów aplikacji są lokalne indeksy tekstowe. W folderach dokumentów tworzony jest plik _INDEKS_DOKUMENTOW.txt. To w nim zapisywany jest opis dokumentu, jego znaczenie, wykryte nazwiska, miejscowości, daty, źródła i ścieżka w archiwum.

Podobnie działa dział oprogramowania. Projekt Ostoja Pamięci to dziś nie tylko dokumenty historyczne, ale także narzędzia techniczne: kod aplikacji, pliki HTML/CSS, workery Cloudflare, instrukcje i wersje robocze. Te materiały są opisywane w osobnym indeksie: _INDEKS_OPROGRAMOWANIA.txt.

Dzięki temu archiwum staje się przeszukiwalne. Nie jest już tylko zbiorem folderów. Każdy opisany dokument zostawia po sobie ślad, który można później odnaleźć przez wyszukiwarkę.

Bezpieczeństwo danych

Od początku zależało mi na tym, żeby aplikacja nie działała automatycznie poza moją kontrolą. Główne dane osobowe nadal prowadzę w arkuszu i eksportuję do pliku TSV. To ten plik jest źródłem prawdy. Aplikacja korzysta z roboczej bazy SQLite, ale nie zastępuje ręcznej pracy nad danymi.

Równie ostrożnie działa katalogowanie plików. Jeżeli dokument ma zostać przeniesiony, aplikacja najpierw go kopiuje, sprawdza, czy kopia została utworzona poprawnie, dopisuje wpis do indeksu, a dopiero potem pyta drugi raz, czy usunąć oryginał. Nic nie jest usuwane bez dodatkowego potwierdzenia.

Dodatkowo aplikacja potrafi wykrywać „nieobsłużone pliki”, czyli dokumenty, które znajdują się fizycznie w archiwum, ale nie mają jeszcze wpisu w indeksie. To bardzo ważna funkcja kontrolna. Pozwala sprawdzić, czy jakiś plik nie został wrzucony do folderu, ale nieopisany.

W aplikacji wykorzystuję ChatGPT jako pomoc w analizie dokumentów, ale nie odbywa się to automatycznie. Program przygotowuje zapytanie i otwiera projekt ChatGPT, ale to ja ręcznie załączam dokument i sam wklejam odpowiedź z powrotem do aplikacji.

To rozwiązanie jest wolniejsze niż pełna automatyzacja, ale daje większą kontrolę. W pracy z dokumentami archiwalnymi, nazwiskami, miejscami pochówku i korespondencją urzędową nie chodzi wyłącznie o szybkość. Ważniejsze jest to, żeby wiedzieć, co zostało wysłane, co zostało odczytane i na jakiej podstawie podjęto decyzję.

Sztuczna inteligencja pomaga, ale nie zastępuje odpowiedzialności badacza.

Prawie dziesięć tysięcy linii kodu

Pierwsza wersja aplikacji powstała w cztery dni robocze. Kod projektu liczy obecnie 9890 linii, z czego 8464 linie znajduje się w głównym pliku interfejsu aplikacji. To pokazuje skalę narzędzia: nie jest to prosty formularz ani pojedynczy skrypt, lecz rozbudowana lokalna aplikacja robocza z wyszukiwarką, katalogowaniem dokumentów, indeksami, raportami, obsługą pliku TSV, kontrolą nieobsłużonych plików oraz osobnym działem dla oprogramowania projektu.

Nie jestem programistą. Jestem badaczem, który wiedział, czego potrzebuje. Sztuczna inteligencja pomogła mi przełożyć ten praktyczny problem na działające narzędzie.

Aplikacja powstała przy wsparciu ChatGPT, GitHub Copilot/Codex oraz konsultacjach z Claude. ChatGPT i Codex pomagały pisać kod, poprawiać błędy i rozwijać kolejne funkcje. Claude pomagał oceniać koncepcję, projektować obieg pracy i weryfikować decyzje architektoniczne.

Gdyby podobne narzędzie zamówić komercyjnie jako indywidualne oprogramowanie, jego koszt mógłby prawdopodobnie sięgnąć kilkunastu tysięcy euro. W tym przypadku najważniejsze było jednak nie to, ile takie narzędzie mogłoby kosztować na rynku, lecz to, że powstało dokładnie pod realny sposób pracy Ostoi Pamięci.

Najważniejsze nie było samo napisanie kodu, lecz dobre określenie problemu. Wiedziałem, jak wygląda moja codzienna praca z dokumentami, gdzie powstaje chaos, czego brakuje przy wyszukiwaniu i jakie zabezpieczenia są konieczne, aby nie utracić danych. AI nie zastąpiła tej wiedzy. Pomogła ją technicznie uporządkować.

Małe narzędzie, duża zmiana w codziennej pracy

Archiwum Ostoja Pamięci 1.0 nie jest celem samym w sobie. To narzędzie pomocnicze. Ma przyspieszyć pracę, zmniejszyć chaos i ułatwić kontrolę nad coraz większą liczbą danych.

Dzięki niemu mogę szybciej znaleźć osobę, dokument, cmentarz, odpowiedź z urzędu albo materiał źródłowy. Mogę sprawdzić, które pliki nie zostały jeszcze opisane. Mogę katalogować dokumenty według jednolitego schematu. Mogę zachować raporty z wykonanych operacji.

W projekcie dokumentującym tysiące polskich grobów i miejsc pamięci takie uporządkowanie nie jest dodatkiem. Jest koniecznością.

Nota metodologiczna

Archiwum Ostoja Pamięci 1.0 jest lokalnym narzędziem roboczym. Nie zmienia samodzielnie danych źródłowych i nie zastępuje ręcznej weryfikacji dokumentów. Główna baza osób pozostaje prowadzona w pliku TSV, a aplikacja służy do wyszukiwania, katalogowania, indeksowania i porządkowania materiałów zgromadzonych w ramach projektu Ostoja Pamięci.